Có một câu nói rất hay rằng “Những thứ đo lường được thì sẽ sửa đổi và nâng cấp được”. Nếu như có thể định lượng hiện trạng hiện tại của các hoạt động, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ra quyết định về việc cải thiện hoạt động hoặc giảm bớt hoạt động. Tuy vậy, vấn đề hiện tại là “Làm thế nào để chọn KPI phù hợp cho doanh nghiệp?”
5 tiêu chí Smart để lựa chọn KPI phù hợp
Để chọn KPI phù hợp thì mỗi chỉ số KPI bạn theo dõi cần phải đo được và gắn với từng mục đích nhất định. Một cách để nhận xét cấp độ phù hợp của KPI là dùng các tiêu chí SMART. Các tiêu chí SMART bao gồm 5 yếu tố:
1. Cụ thể(Specific)
Mục đích của bạn có cụ thể không? KPI phải được nắm rõ ràng và định nghĩa một cách chính xác, hướng đến một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt. KPI không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện đạt kết quả tốt công việc.
2. Có khả năng đo lường (Measurable)
Bạn sẽ đo lường tiến trình hướng đến mục đích đó không? Cần phải có thể đo đếm và nhận xét được bằng số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để nhận xét thì cũng như không có KPI.
3. Có khả năng có được (Attainable):
Mục tiêu đề ra có khả năng đạt được không ? KPI này có khả năng giao cho ai gánh chịu hậu quả và có khả năng làm được hay không?
Vì lẽ đó, một khi xây dựng KPI thích hợp với tình hình thực tế, người có nhiệm vụ quản lý phải họp bàn và trao đổi về các KPI đã đề ra, để các nhân viên cấp dưới nắm được thông tin và có chiến lược để thực hiện giúp hoàn thành mục tiêu chung đã để ra.
4. Có liên quan (Relevant)
Các KPI đề ra có hướng tới mục tiêu chung hay không?
5. Giới hạn thời gian(Time-based)
Khung thời gian để hoàn thành mục tiêu này là gì? Cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thiện để nhận xét mức độ hoàn thành.
Cách chọn KPI phù hợp cho doanh nghiệp
1. Thực hiện xác định bộ phận xây dựng KPI phù hợp cho doanh nghiệp
Điều đầu tiên khi tiến hành xây dựng KPI chính là nắm rõ ràng được đâu là bộ phận, là cá nhân thực hiện việc hoàn thành công việc này. Đối với từng doanh nghiệp, cho từng yêu cầu không giống nhau mà phòng ban, hay cá nhân thực hiện việc chọn KPI phù hợp cho doanh nghiệp cũng có những khác biệt.
Người xây dựng có khả năng là trưởng bộ phận, trường phòng,… hiểu bài bản và tổng quan nhất về nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí, từng chức danh trong bộ phận.
Việc xây dựng KPIsẽ được chuẩn xác, sát thực tế và tính khả thi cao hơn. tuy nhiên, đối với những phòng ban quy mô quá lớn thì công Điều này có thể được thực hiện bởi những nhân viên có chức phận thấp hơn.
2. Chọn KPI phù hợp ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu công ty
VD, KPI có thể liên quan đến mục tiêu gia tăng doanh số bán hàng, sửa đổi và nâng cấp ROI (return on investment) cho các hoạt động marketing hay sửa đổi và nâng cấp hoạt động hỗ trợ khách hàng.
Mark Hayes, giám đốc truyền thông của Shopify trong cuốn sách “32 Key Performance Indicators of Ecommerce” (tạm dịch: 32 KPIs cho thương mại điện tử) đã đưa ra một số ví dụ cho việc gắn KPI với mục tiêu thương mại điện tử thường thấy:
- Mục đích 1: Tăng 10% sale trong quý kế tiếp. Các KPIs bao gồm số lượng bán ra hàng ngày, tỷ lệ chuyển đổi, lượng truy cập vào Web
- Mục đích 2: Tăng tỷ lệ chuyển đổi 2% trong năm tới. KPIs bao gồm tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ hủy bỏ giỏ hàng, xu hướng tỷ lệ liên kết chuyển hàng, xu hướng cạnh tranh giá.
- Mục đích 3: Tăng lượng kết nối site thêm 20% trong năm tới. KPI gồm có lượng truy cập Web, nguồn truy xuất, lượng sẻ chia trên kênh mạng xã hội, phần trăm thoát trang.
- Mục đích 4: Giảm một nửa các cuộc gọi mang tính tiêu cực đến bộ phận hỗ trợ khách hàng. KPIs bao gồm: thỏa mãn dịch vụ gọi, nhận diện ra trang mà khách hàng vừa ghé thăm trước khi thực hiện cuộc gọi, sự kiện gây ra cuộc gọi.
3. Tập trung 100% vào các chỉ số chính
Một trong những điều tuyệt vời về Marketing là bạn sẽ đo lường tất cả mọi thứ với các số liệu rất chi tiết. Lượt xem, lần nhấp, chuyển đổi, mở, gửi, danh sách sẽ lại.
Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu nắm rõ ràng KPI cho doanh nghiệp của mình, bạn nên lưu ý rằng ít hơn sẽ tốt hơn là nhiều hơn. Thay vì chọn hàng tá số liệu để đo lường và báo cáo về bạn, bạn chỉ nên tập trung vào một số chỉ số KPI chính.
Thẳng thắn mà nói, nếu như bạn cố gắng và theo dõi quá nhiều KPI, bạn cũng có khả năng không theo dõi bất cứ điều gì cả.
Như bạn có thể tưởng tượng, mỗi doanh nghiệp, ngành công nghiệp và hình thức buôn bán rất khác nhau nên rất khó nắm rõ ràng một con số chính xác cho số lượng KPI bạn cần có. mặc dù, dựa trên kinh nghiệm của bên chúng tôi, trong hầu hết các trường hợp, bạn nên đặt mục tiêu xác định với 4 đến 10 KPI.
4. Chọn KPI có nguồn dữ liệu chuẩn xác
Một cân nhắc quan trọng khác trong việc lựa chọn KPIs cho doanh nghiệp là tính chính xác của dữ liệu đưa vào KPI và độ tin cậy của KPI trong việc dự đoán hiệu quả kinh doanh. công ty cần đặt ra các câu hỏi như khi lựa chọn KPI:
KPI có gồm có toàn bộ các thông tin cần thiết không? Hãy quay trở lại khoản chi giành được khách hàng (CAC). Để có nội dung chính xác về CAC, bạn có thể cần phải lấy và tổng hợp dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau như tiếp thị, kinh doanh và quản trị viên…
Dữ liệu này có thể được biết đến từ các nền tảng tiếp thị như Ads, bảng tính Excel, CRM. Việc đọc CAC chuẩn xác đòi hỏi phải thu thập thông tin về này, chỉnh sửa và hiển thị trong một vài liệu duy nhất.
Trong những trường hợp này công ty có khả năng bị bỏ qua các nguồn dữ liệu quan trọng khó xếp vào số liệu. Việc này có thể ảnh hưởng tới dữ liệu của KPI làm sai lệch các chỉ tiêu gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
5. Nắm rõ ràng thông số độ trễ và hàng đầu
Sự khác biệt giữa độ trễ và chỉ số dẫn đầu về cơ bản là biết bạn đã làm như thế nào, so sánh với cách bạn đang làm.
Các chỉ số hàng đầu không nhất thiết phải tốt hơn các thông số tụt hậu, hoặc trái lại. Bạn chỉ nên nhận thức được sự khác biệt giữa hai.
Các chỉ số độ trễ đo lường một đầu ra của một cái gì đó đã xuất hiện. Tổng doanh số tháng trước, số lượng khách hàng mới hoặc số giờ dịch vụ chuyên nghiệp được cung cấp là toàn bộ các VD về các chỉ số tụt hậu.
Những loại số liệu này là tốt cho việc đo lường hoàn toàn kết quả, vì chúng chỉ tập trung vào đầu ra.
Các thông số hàng đầu đo lường đầu vào, tiến độ và khả năng bạn đạt được mục tiêu trong tương lai. các kiểu số liệu này đóng vai trò là công cụ dự báo về những gì sắp xảy ra.
Lưu lượng click trang Web, tỷ lệ chuyển đổi, cơ hội kinh doanh và hoạt động nhân viên bán hàng chỉ là một vài VD về các chỉ số hàng đầu.
Lời kết
Đó là những bước cần thiết để bạn chọn KPI phù hợp hỗ trợ công việc kinh doanh của mình. Trên hết, bạn cần phải tránh bị mắc kẹt vào những con số quá chi tiết. Nắm bắt và hiểu rõ những mục tiêu bán hàng của bạn, sau đấy xem xét những công việc cần phải làm để đi đến mục tiêu đó.
Xem thêm: Kỹ Năng Bán Hàng Trực Tiếp Mà Sale Nên Biết
Phương Thoa – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: jobsgo, crmviet, monamedia)
